Diferencia entre domicilio social y domicilio fiscal

Son términos que suenan parecido, que aparentan significar lo mismo, pero que tienen connotaciones jurídicas y fiscales distintas, que son las que pretendemos aclarar en este trabajo, junto con otros términos similares, que se pueden prestar a confusión (residencia habitual, sede administrativa, etc…).

Vamos a referir este trabajo tanto al caso de personas (físicas o jurídicas), que desarrollen una actividad empresarial económica, como al caso de personas físicas que no ejercen ninguna actividad económica (trabajadores por cuenta ajena, pensionistas, etc…).

Antes de crear una empresa debemos ser conscientes de cuáles son las diferencias entre el domicilio social y fiscal. Y es que en las sociedades mercantiles ambos domicilios tienen implicaciones diferentes. Podrán coincidir, o no, dependiendo de las circunstancias del negocio o de los intereses de la empresa.

Por un lado, el domicilio social es algo exclusivo de las empresas, los autónomos no tienen por qué tenerlo. A la hora de crear la empresa, será necesario fijar el domicilio social, en la escritura pública que se entrega al notario. Así, una vez que se inscriba en el Registro Mercantil, cualquier persona que quiera podrá localizar a la empresa. En la mayoría de los casos, el domicilio social es donde se administra y se dirige la empresa, y no tiene por qué coincidir con el de la tienda o establecimiento comercial, si lo tuviera.

La Ley de Sociedades define el domicilio social como el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación. Es lo que se conoce, en otros términos, como la sede administrativa de los negocios, de la actividad o de la empresa.

Es muy importante elegir bien el domicilio social, ya que este solo se podrá cambiar mediante escritura pública, que después tendremos que enviar al Registro Mercantil y a la Agencia Tributaria. Es decir, es un acto que requiere intervención por fedatario público (notario), registro público (Registro Mercantil) y fiscalización (Agencia Tributaria).

Las sociedades de capital, cuyo principal establecimiento o explotación radique dentro del territorio español, deberán tener su domicilio en España. Esto significa que debe existir una relación entre el lugar designado como domicilio social y el desarrollo de la actividad empresarial. Se supone que en un centro de administración habrá documentación de la empresa e incluso sería lógico designarlo como el lugar donde se celebran las juntas.

Si el domicilio social publicado por el Registro Mercantil no atendiera a esta realidad, podría considerarse como tal el domicilio fiscal. La ubicación del domicilio social es importante a muchos efectos: determina el Registro Mercantil donde corresponde inscribir la sociedad; los Juzgados competentes para asuntos legales; la Delegación Tributaria y la normativa local o autonómica La Ley de Sociedades de Capital también establece que el domicilio social debe constar en los Estatutos de la sociedad.

Pues bien, cualquier modificación de los Estatutos será competencia de la junta general. En este sentido, la Ley de Sociedades de Capital establecía en un primer momento que, salvo disposición contraria de los estatutos, el cambio de domicilio dentro del mismo término municipal puede ser acordado por el órgano de administración. Desde octubre de 2017, digan lo que digan los estatutos de la sociedad, el órgano de administración va a ser competente para variar el domicilio social, sin acuerdo de junta, en todo el territorio nacional, comprensivo por supuesto, no sólo del territorio peninsular, sino de los dos archipiélagos españoles, así como también de las ciudades de Ceuta y Melilla.

Por otro lado, tenemos el domicilio fiscal, el cual es definido por la Agencia Tributaria, como el lugar de localización del obligado tributario, en sus relaciones con la Administración tributaria y el que determina la adscripción a una oficina tributaria determinada.

Es el lugar para la práctica de notificaciones de esta naturaleza. Ese domicilio será vinculante para el obligado tributario, a efectos de procedimientos administrativos y del control fiscal. En La dirección fiscal será, por tanto, el lugar para recibir las notificaciones por parte de la Administración.

En otras palabras, la dirección fiscal es el lugar donde legalmente se encuentra establecida una persona física o jurídica, y desde el que hace frente a sus obligaciones y derechos fiscales. Con carácter general, el domicilio fiscal del contribuyente informa de la residencia fiscal y, por tanto, del sistema fiscal aplicable; de la oficina tributaria de adscripción del contribuyente; del lugar para la práctica de notificaciones y del lugar físico concreto, declarado y vinculante para el obligado tributario, a efectos de procedimientos administrativos y del control fiscal.

A la hora de darnos de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores, a través del modelo 036, elegiremos nuestro domicilio fiscal. Y podremos modificarlo en cualquier momento a través del mismo procedimiento. Como vemos, en este caso no se hace necesaria la intervención de fedatario público, ni tampoco hay que dar publicidad a este hecho en el Registro Mercantil. Por lo tanto, el domicilio fiscal de las empresas es aquel donde se lleva a cabo la dirección y gestión de la actividad económica.

Normalmente coincide con el domicilio social, en la gran mayoría de los casos. En el caso de personas físicas que no desarrollen actividad por cuenta propia, el domicilio fiscal es su residencia habitual. En el caso de personas físicas que sí desarrollen actividad económica, es decir, el domicilio fiscal del autónomo, es el de su vivienda habitual. Aunque se puede considerar como domicilio fiscal el lugar donde esté centralizada la gestión administrativa y la dirección de las actividades desarrolladas, en el caso de no ser coincidentes.

Como hemos visto anteriormente, la diferencia entre domicilio fiscal y domicilio social solo afecta a las sociedades mercantiles (personas jurídicas), y son muy sutiles. Esto es así, dado que en la mayoría de las empresas ambos domicilios coinciden. Aunque ambos domicilios suelen coincidir, estos no tienen necesariamente que hacerlo, por lo que un cambio de domicilio social no significa necesariamente un cambio de domicilio fiscal.

En cualquier caso, ambos domicilios deben comunicarse a la Agencia Tributaria para solicitar el Número de Identificación Fiscal (NIF). También se notifican a la Seguridad Social en el momento de contratar trabajadores, o bien, en el momento de dar de alta al autónomo societario, en el caso de sociedades.

Supongamos el caso de una empresa distribuidora de accesorios de telefonía móvil, productos de electrónica de consumo, regalos y bisutería. Esta empresa lleva a cabo la administración efectiva de su actividad en unas oficinas que tiene situadas en Murcia. Por otro lado, su actividad comercial y distribuidora la ejerce en una serie de locales, ubicados en centros comerciales de toda España.

En este caso, el domicilio fiscal podría ser el domicilio personal del administrador, con el objetivo de tener un acceso a estas notificaciones más rápido y en primera instancia. En cualquier caso, y fuera uno u otro, se trata de un domicilio no público, y que para modificarlo, sólo tenemos que solicitarlo a la Agencia Tributaria, en nuestros datos fiscales y censales.